Volledig geval: bedrijf met 12 managers, verkoop chaos, 12% conversie. 3 maanden na CRM: 22% conversie, +40% omzet.
**Klant:** IT distributeur (apparatuurverkoop voor bedrijven)
**Team:** 12 managers
**Probleem:** Verkoop chaos, lage conversie
Directeur Serhiy belt:
"We hebben volledige wanorde. Managers werken hoe ze willen. Eén registreert alles in notitieboek, ander in Excel, derde houdt het in zijn hoofd. Klanten klagen: 'Ik vertelde je alles gisteren, waarom vraag je weer?'. We verliezen verzoeken. Begrijp niet wie hoeveel verkoopt. Kun je helpen?"
We kwamen, keken. Inderdaad chaos.
**Wat Was (Voor CRM)**
**Boekhoudsysteem:** Google Sheet met 50+ tabbladen
Elke manager had zijn tabblad. Registreerde verzoeken hoe hij wilde. Iemand gedetailleerd, iemand alleen naam en telefoon.
Directeur zag niet:
- Hoeveel verzoeken elk heeft
- In welke fase klanten vastlopen
- Waarom klanten weigeren
- Wie goed werkt, wie saboteert
**Typisch proces:**
1. Verzoek kwam naar site
2. Manager Andriy kopieert naar blad
3. Belt klant, spreekt af "bel terug over week"
4. Stelt herinnering in op telefoon
5. Week later belt... Klant neemt niet op
6. Andriy registreert "nam niet op" en vergeet
7. Klant verloren
**Cijfers voor CRM implementatie:**
- Verzoeken/maand: 500
- Conversie verzoek → deal: 12% (60 deals)
- Gemiddeld bedrag: €2500
- Omzet: €150.000/maand
- Verloren verzoeken (vergat te verwerken): ~25%
**Wat We Deden**
**Fase 1: CRM Keuze (week 1)**
Overwogen:
- Bitrix24 (gratis, maar complex)
- Pipedrive (eenvoudig, handig, €15/maand per gebruiker)
- Eigen ontwikkeling (duur, lang)
Kozen Pipedrive. Waarom:
- Eenvoudig te gebruiken (belangrijk voor 12 managers)
- Snelle opzet
- Heeft API voor integraties
**Fase 2: Opzet (weken 2-3)**
Maakten verkooptrechter:
1. **Nieuwe lead** (net verzoek ontvangen)
2. **Kwalificatie** (ontdekte wat klant nodig heeft)
3. **Commercieel voorstel** (voorstel verzonden)
4. **Onderhandeling** (klant denkt na, onderhandelt)
5. **Contract** (ondertekenen)
6. **Deal gesloten** (betaling ontvangen)
Elke fase — duidelijke actie. Manager weet wat te doen.
**Fase 3: Integraties (weken 3-4)**
- Site → CRM (verzoeken gaan automatisch)
- Email → CRM (klant emails automatisch gehecht aan kaart)
- Telegram bot (meldingen over nieuwe verzoeken)
Managers hoeven geen gegevens meer handmatig te kopiëren.
**Resultaten Na 3 Maanden**
**Cijfers:**
- Verzoeken/maand: 520 (iets meer)
- Conversie verzoek → deal: 22% (was 12%!)
- Deals/maand: 115 (was 60)
- Gemiddeld bedrag: €2500
- Omzet: €287.500/maand (was €150.000)
- **Groei: +91%**
**Wat Veranderde:**
**1. Stopten Met Leads Verliezen**
Voor: 25% leads vergat te verwerken.
Nu: 3% (alleen als klant helemaal niet reageert).
CRM herinnert: "Oleh, je beloofde Ivanov te bellen vandaag om 14:00".
**2. Reageer Sneller**
Voor: verzoek kwam → manager zag in 2-3 uur.
Nu: Telegram melding → manager ziet in 5 minuten.
Snelheid van reactie = hogere conversie. Klant is "heet" nu, niet over 3 uur.
**3. Directeur Ziet Het Beeld**
Dashboard toont:
- Manager Maryna: 40 leads, 12 deals (30% conversie) ✅
- Manager Oleh: 38 leads, 4 deals (10% conversie) ⚠️
Duidelijk wie goed werkt. Voerden training uit met Oleh, maand later conversie steeg naar 18%.
**Conclusie**
Van chaos naar systeem — 1 maand implementatie. Resultaat — +91% omzet in 3 maanden.
CRM — niet alleen software. Het is een systeem dat:
- Standaardiseert processen
- Laat je geen klanten verliezen
- Toont echt beeld
- Laat je managen, niet gokken
Als je hebt:
- 5+ managers
- Chaos in verkopen
- Onduidelijk wie hoe werkt
- Verliest leads
CRM repareert dit in een maand. Betaalt zich terug in 1-2 maanden. Daarna — pure winst.
Wil hetzelfde? Schrijf — we analyseren je processen, stellen CRM voor, helpen implementeren.
