30% лідів губляться в таблицях. Реальний кейс: як CRM знизила втрати з 30% до 5% і збільшила продажі на 40%.
"У нас все в Excel, нормально працює."
Так казав Дмитро, власник будівельної компанії. 15 співробітників, 200+ заявок на місяць. Все в Google Таблиці.
Запитую: "Скільки заявок перетворюється в угоди?"
"Близько 20-25%"
"А скільки заявок втрачаєте?"
"Що значить втрачаємо?"
Подивились в таблицю. Знайшли:
- 15 заявок без жодного коментаря (менеджер забув опрацювати)
- 12 заявок з останнім контактом місяць тому (клієнт не відповів, забули передзвонити)
- 8 заявок записані двічі (дублі)
- 5 заявок опрацьовує неправильний менеджер (плутанина)
Разом: 40 втрачених заявок з 200. Це 20%. А ще 10% втрачаються в інших дірах.
Втрачені заявки = втрачені гроші. Якщо середній чек $2000, то це $80000/місяць.
Через 2 місяці після впровадження CRM:
- Конверсія: 35% (було 25%)
- Втрачених заявок: 5% (було 30%)
- Виручка: +40%
**Чому Excel не працює для продажів**
Excel — чудовий інструмент. Для фінансів, аналітики, розрахунків. Але не для роботи з клієнтами.
**Проблема №1: Все вручну**
Прийшла заявка з сайту. Менеджер:
1. Копіює дані в таблицю
2. Дзвонить клієнту
3. Записує результат дзвінка в таблицю
4. Ставить нагадування в телефоні "Передзвонити через 2 дні"
5. Через 2 дні дивиться нагадування, знову шукає клієнта в таблиці
5 кроків замість одного. Щоразу ризик забути.
**Проблема №2: Немає контролю**
Керівник не бачить:
- Скільки заявок опрацьовує кожен менеджер
- На якому етапі застряють клієнти
- Хто працює добре, а хто саботує
- Чому клієнти відмовляються
Даних немає. Управляти неможливо.
**Проблема №3: Клієнти губляться**
Менеджер пішов у відпустку. Хто займеться його клієнтами? Ніхто, бо таблиця заплутана, треба розбиратись годину.
Клієнт написав через тиждень. Хто йому відповість? Той, хто першим побачить. А він не пам'ятає контексту, бо попередня розмова була з іншим менеджером.
**Що змінює CRM**
**1. Автоматизація**
Заявка з сайту → автоматично потрапляє в CRM → автоматично призначається менеджеру → автоматичне нагадування "Передзвонити через 2 години".
Менеджер просто дзвонить. Все інше — автоматично.
**2. Воронка продажів**
CRM показує етапи:
- Новий лід → 50 заявок
- Перший дзвінок → 35 заявок
- Відправили комерційну пропозицію → 20 заявок
- Узгоджуємо договір → 10 заявок
- Угода закрита → 7 угод
Бачите де застрягають клієнти? "Відправили КП → Узгодження" — втрата 50%. Значить, проблема в комерційній пропозиції або в довгому узгодженні.
**3. Історія спілкування**
Клієнт написав 2 місяці тому. Менеджер А спілкувався. Тепер клієнт написав знову. Відповідає менеджер Б.
У CRM менеджер Б одразу бачить:
- Про що говорили 2 місяці тому
- Що пропонували
- Чому клієнт відмовився тоді
- Які його потреби
Спілкування продовжується з того місця, де закінчилось. Клієнту не треба пояснювати все заново.
**4. Контроль**
Керівник бачить дашборд:
- Менеджер А: 30 заявок, 10 угод (33% конверсія) ✅
- Менеджер Б: 40 заявок, 5 угод (12.5% конверсія) ⚠️
- Менеджер В: 25 заявок, 0 угод (0%) 🔴
Зрозуміло хто працює добре, а з ким треба говорити.
**Реальний кейс: Будівельна компанія**
**Було (Excel):**
- 200 заявок/місяць
- Конверсія в угоду: 25% (50 угод)
- Середній чек: $2000
- Виручка: $100000/місяць
- Втрачених заявок: 30% (60 заявок)
**Проблеми:**
- Менеджери забували передзвонити
- Дублі заявок (один клієнт подав заявку двічі, опрацьовували обидва)
- Немає контролю (хто скільки працює)
- Клієнти скаржились: "Я вам вже все розказував, чому знову питаєте?"
**Стало (CRM):**
- 200 заявок/місяць (стільки ж)
- Конверсія: 35% (70 угод)
- Середній чек: $2000
- Виручка: $140000/місяць
- Втрачених заявок: 5%
**Що змінилось:**
- Нагадування автоматичні — не забувають передзвонити
- Дублі виявляються автоматично
- Керівник бачить хто як працює
- Історія спілкування зберігається
**Приріст:** +$40000/місяць. Вартість CRM: $50/місяць. ROI: 800%.
**Яку CRM обрати**
**Готові рішення:**
- Pipedrive ($15-50/міс на користувача)
- HubSpot (безкоштовний тариф є)
- Bitrix24 (безкоштовно до 12 користувачів)
Плюси: швидко підключити, є підтримка.
Мінуси: не завжди підходить під ваші процеси, треба підлаштовуватись.
**Кастомна CRM:**
Ми розробляємо під ваші процеси. Вартість: від $2000.
Плюси: робить саме те, що треба вам.
Мінуси: дорожче на старті.
Для Дмитра зробили кастомну, бо у нього складний процес (кошториси, 3D-візуалізації, багато узгоджень).
**Що має бути в CRM**
Мінімум:
- Воронка продажів (етапи)
- Картка клієнта (контакти, історія)
- Завдання і нагадування
- Звіти (конверсія, виручка)
Добре мати:
- Інтеграція з сайтом (заявки автоматично потрапляють)
- Email/SMS з CRM (не треба відкривати пошту)
- Telegram/Viber інтеграція
- Мобільний додаток (працювати з телефону)
Ідеально:
- IP-телефонія (дзвонити з CRM, записувати розмови)
- Автоматичні розсилки (Email/SMS кампанії)
- Інтеграція з 1C/бухгалтерією
**Типові помилки впровадження**
**1. Впровадити і не навчити**
Купили CRM, показали менеджерам 15 хвилин, сказали "розберетесь". Не розбираються. Повертаються до Excel.
Навчання — критично. 2-3 години на команду.
**2. Зберігати все як є**
CRM — це не Excel в браузері. Це новий підхід. Треба переосмислити процеси, а не просто скопіювати таблицю.
**3. Не використовувати автоматизацію**
Якщо ви вручну створюєте картку клієнта, вручну ставите нагадування — CRM працює на 30%. Налаштуйте автоматизацію.
**Висновок**
Excel — це інструмент минулого. Для невеликої команди (2-3 людини) — ще терпимо. Для 5+ людей — це хаос.
30% втрачених лідів — це стандарт для компаній на Excel. CRM знижує це до 5-10%.
Дмитро зараз каже: "Як ми взагалі раніше працювали?"
Витрачали час на ручну роботу, втрачали клієнтів, не розуміли що відбувається. CRM все це виправила.
Хочете перевірити скільки лідів втрачаєте? Напишіть — проведемо безкоштовний аудит вашої системи продажів.
