Від хаосу до системи: Як CRM збільшила продажі на 40%

**Клієнт:** IT-дистриб'ютор (продаж обладнання для бізнесу)

**Команда:** 12 менеджерів

**Проблема:** Хаос у продажах, низька конверсія

Дзвонить директор Сергій:

"У нас повний безлад. Менеджери працюють хто як хоче. Один записує все в зошит, другий в Excel, третій тримає в голові. Клієнти скаржаться: 'Я вам вчора все розказував, чому ви знову питаєте?'. Втрачаємо заявки. Не розумію хто скільки продає насправді. Допоможете?"

Приїхали, подивились. Справді хаос.

**Що було (до CRM)**

**Система обліку:** Google Таблиця на 50+ вкладок

Кожен менеджер мав свою вкладку. Записував заявки як йому зручно. Хтось детально, хтось тільки ім'я і телефон.

Керівник не бачив:

- Скільки заявок у кожного

- На якому етапі застрягають клієнти

- Чому клієнти відмовляються

- Хто працює добре, а хто саботує

**Типовий процес:**

1. Заявка надійшла на сайт

2. Менеджер Андрій копіює в таблицю

3. Дзвонить клієнту, домовляється "подзвоню через тиждень"

4. Ставить нагадування в телефоні

5. Через тиждень дзвонить... Клієнт не бере трубку

6. Андрій записує "не відповів" і забуває

7. Клієнт втрачений

**Цифри до впровадження CRM:**

- Заявок/місяць: 500

- Конверсія заявка → угода: 12% (60 угод)

- Середній чек: $2500

- Виручка: $150,000/міс

- Втрачених заявок (забули опрацювати): ~25%

**Проблеми які виявили:**

**1. Немає єдиного процесу**

Кожен менеджер працює по-своєму:

- Андрій дзвонить одразу

- Марина спочатку пише Email

- Олег чекає поки клієнт сам напише

Немає стандарту. Результати випадкові.

**2. Клієнти губляться**

Клієнт спілкувався з Андрієм. Андрій пішов у відпустку. Клієнт написав знову → відповів Олег. Не знає контексту, питає все заново. Клієнт роздратований.

**3. Немає контролю**

Директор не знає:

- Чи опрацьований кожен лід

- Чому одні менеджери продають, інші — ні

- Де слабкі місця процесу

**4. Клієнти скаржаться**

"Я вам тиждень тому все розказував, надіслав специфікацію. Чому ви знову питаєте?"

Бо менеджер не записав. Або записав, та не може знайти.

**Що зробили**

**Етап 1: Вибір CRM (тиждень 1)**

Розглядали:

- Bitrix24 (безкоштовний, але складний)

- Pipedrive (простий, зручний, $15/міс на користувача)

- Власна розробка (дорого, довго)

Обрали Pipedrive. Чому:

- Простий у використанні (важливо для 12 менеджерів)

- Швидко налаштовується

- Має API для інтеграцій

**Етап 2: Налаштування (тиждень 2-3)**

Створили воронку продажів:

1. **Новий лід** (щойно надійшла заявка)

2. **Кваліфікація** (з'ясували що потрібно клієнту)

3. **Комерційна пропозиція** (відправили КП)

4. **Узгодження** (клієнт думає, торгується)

5. **Договір** (підписуємо)

6. **Угода закрита** (оплата пройшла)

Кожен етап — чітка дія. Менеджер знає що робити.

**Етап 3: Інтеграції (тиждень 3-4)**

- Сайт → CRM (заявки автоматично потрапляють)

- Email → CRM (листи від клієнтів автоматично прикріплюються до картки)

- Telegram-бот (сповіщення про нові заявки)

Менеджерам більше не треба копіювати дані вручну.

**Етап 4: Навчання (тиждень 4)**

3-годинний тренінг для всієї команди:

- Як працювати з CRM

- Як створювати картки клієнтів

- Як переміщати по воронці

- Як ставити завдання і нагадування

Перші 2 тижні — супровід. Менеджери питають → ми відповідаємо.

**Етап 5: Перенесення даних (тиждень 4)**

Перенесли активні заявки з Google Таблиці в CRM. Близько 200 активних лідів.

**Перші проблеми**

Перші 2 тижні — опір:

"Раніше було простіше, я все в голові тримав"

"Навіщо це все, я і так добре працюю"

"Це займає більше часу"

Це нормально. Люди не люблять зміни.

Що допомогло:

- Директор наполягав: "Хто не використовує CRM — той не отримує бонус"

- Показали переваги: "Дивись, тут вся історія спілкування, не треба пам'ятати"

- Перші результати: менеджер Марина за тиждень закрила 4 угоди (зазвичай 2), бо не втрачала лідів

Через місяць усі звикли.

**Результати через 3 місяці**

**Цифри:**

- Заявок/місяць: 520 (трохи більше, бо поліпшили сайт)

- Конверсія заявка → угода: 22% (було 12%!)

- Угод/місяць: 115 (було 60)

- Середній чек: $2500

- Виручка: $287,500/міс (було $150,000)

- **Зростання: +91%**

**Що змінилось:**

**1. Перестали втрачати лідів**

Раніше: 25% лідів забували опрацювати.

Зараз: 3% (тільки якщо клієнт взагалі не виходить на зв'язок).

CRM нагадує: "Олег, ти обіцяв передзвонити Іванову сьогодні о 14:00".

**2. Швидше реагують**

Раніше: заявка надходила → менеджер бачив через 2-3 години.

Зараз: Telegram-сповіщення → менеджер бачить за 5 хвилин.

Швидкість реакції = вища конверсія. Клієнт "гарячий" зараз, а не через 3 години.

**3. Немає дублів роботи**

Раніше: клієнт написав → відповів Андрій → через день клієнт написав знову → відповів Олег → обидва не знають що робить інший.

Зараз: CRM показує що Андрій вже працює з цим клієнтом. Олег бачить історію, не дублює.

**4. Директор бачить картину**

Дашборд показує:

- Менеджер Марина: 40 лідів, 12 угод (30% конверсія) ✅

- Менеджер Олег: 38 лідів, 4 угоди (10% конверсія) ⚠️

Зрозуміло хто працює добре. Провели тренінг з Олегом, через місяць конверсія піднялась до 18%.

**5. Бачать де застрягають**

Воронка показує:

- Новий лід → Кваліфікація: 90% переходять ✅

- Кваліфікація → КП: 70% ✅

- КП → Узгодження: 60% ✅

- Узгодження → Договір: 40% ⚠️

Застрягають на етапі "Узгодження → Договір". Проаналізували:

- Клієнти торгуються, просять знижку

- Процес узгодження довгий (1-2 тижні)

Що зробили:

- Дали менеджерам право давати знижку до 10% без узгодження

- Прискорили узгодження договорів (шаблони, електронний підпис)

Конверсія "Узгодження → Договір" зросла до 55%.

**Фінансовий результат**

**Інвестиції:**

- Pipedrive: $15 × 12 менеджерів × 3 міс = $540

- Налаштування + інтеграції: $1500

- Навчання: $500

- **Разом: $2540**

**Результат за 3 місяці:**

- Додатковий виручка: $137,500

- Додатковий прибуток (~20% маржа): $27,500

**ROI: 1082%**

Окупність: за перший місяць.

**Що кажуть менеджери**

**Марина (топ-менеджер):**

"Спочатку думала що це зайва морока. Зараз не уявляю як працювала без CRM. Все на екрані: кому дзвонити, що пропонувати, коли передзвонювати. Не тримаю нічого в голові."

**Олег (слабкий менеджер, що покращився):**

"Раніше я просто не розумів чому мало продаю. Начальник показав мої цифри в CRM — виявилось я довго тягну на етапі КП. Почав швидше реагувати — продажі пішли вгору."

**Директор Сергій:**

"Це інший рівень. Я бачу що відбувається. Не здогадуюсь, а знаю точно. Який менеджер працює, який саботує. Де проблеми. Можу приймати рішення на основі даних, а не інтуїції."

**Висновок**

Від хаосу до системи — 1 місяць впровадження. Результат — +91% виручки за 3 місяці.

CRM — це не просто програма. Це система, яка:

- Стандартизує процеси

- Не дає втрачати клієнтів

- Показує реальну картину

- Дозволяє керувати, а не гадати

Якщо у вас:

- 5+ менеджерів

- Хаос у продажах

- Незрозуміло хто як працює

- Втрачаєте лідів

CRM виправить це за місяць. Окупиться за 1-2 місяці. Далі — чистий прибуток.

Хочете так само? Напишіть — проаналізуємо ваші процеси, запропонуємо CRM, допоможемо впровадити.