Кав'ярня втрачала $800/міс через крадіжки персоналу. POS-система виправила проблему і додала +35% до виручки. Розповідаємо як.
**Клієнт:** Кав'ярня "Espresso Bar" (Київ)
**Проблема:** Втрати через крадіжки, немає обліку, не знають що продається
Дзвонить власниця Юлія:
"Щось не так з виручкою. Людей багато, продаємо добре, а грошей немає. Підозрюю що бариста красти, але довести не можу. Допоможіть."
Приїхали, подивились. Класична ситуація.
**Що було**
Процес продажу:
1. Клієнт замовляє капучино
2. Бариста робить каву
3. Клієнт платить готівкою або карткою
4. Бариста записує в зошит або... не записує
Жодного контролю. Юлія не знала:
- Скільки насправді продали кави
- Які позиції найпопулярніші
- Скільки залишків сиропу/молока
- Чи всі продажі записані
**Перевірка (таємний покупець):**
Надіслали 5 таємних покупців за день. Купили:
- 3 капучино ($2.5 кожна)
- 2 круасани ($1.5 кожен)
- **Разом заплатили: $10.5**
Увечері перевірили зошит. Записано:
- 2 капучино
- 1 круасан
- **Записано: $6.5**
**Різниця: $4** з 5 покупок.
Якщо за день 150 покупок і зникає 40% виручки...
150 × $7 (середній чек) × 40% = $420/день = $12,600/місяць.
Не всі гроші крадуть, частина просто не записується (забули, поспішали). Але навіть якщо 20% — це $6300/міс.
**Інші проблеми:**
**1. Немає обліку залишків**
Юлія замовляла молоко "на око". То забагато (прокисало), то замало (закінчувалось о 18:00, клієнтам відмовляли).
**2. Немає аналітики**
Які позиції популярні? Не знає. Можливо варто прибрати непопулярні? Або додати нові?
**3. Плутанина зі змінами**
2 бариста працюють. Зміна закінчилась. Хто скільки продав? Невідомо, все в одному зошиті.
**4. Немає програми лояльності**
Постійні клієнти? Є. Але ніхто не відстежує. Юлія хотіла зробити "10-а кава безкоштовно", але як рахувати вручну?
**Що зробили: POS-система**
Поставили планшет з POS-програмою (POSTER POS) + фіскальний принтер (чеки) + термінал для карток.
Вартість:
- Планшет: $200
- Фіскальний принтер: $300
- Термінал: $150 (в оренду від банку)
- ПО POSTER: $25/міс
- **Разом: $650 + $25/міс**
**Як працює:**
1. Клієнт замовляє капучино
2. Бариста натискає "Капучино" на планшеті
3. Сума з'являється на екрані
4. Клієнт платить (готівка/картка)
5. Автоматично друкується чек
6. Продаж записується в систему
Все автоматично. Забути/не записати — неможливо.
**Результати через місяць**
**До POS:**
- Виручка (записана): $6000/міс
- Реальна виручка (за банком): ~$9000
- **Різниця: $3000 (33% зникали)**
**Після POS:**
- Виручка записана = реальна виручка: $12,100/міс
Чому $12,100, а не $9000?
1. Перестали красти/забувати: +$3000
2. Оптимізація меню (прибрали непопулярне, додали популярне): +$100
3. Програма лояльності (повернулись постійні клієнти): +$1000
**+$4100/міс до виручки (+68%!)**
Окупність: $650 інвестиція / $4100 приріст = **за 5 днів**.
**Що ще дала POS-система**
**1. Облік залишків**
POS знає скільки молока/сиропу витрачається на каву. Юлія бачить залишки в реальному часі. Коли молоко на 20% — автоматичне нагадування "Замовити молоко".
Заощадили $200/міс на продуктах що прокисали.
**2. Аналітика продажів**
Топ-5 позицій:
1. Капучино (35% продажів)
2. Лате (20%)
3. Американо (15%)
4. Круасан (10%)
5. Чізкейк (8%)
Інші 10 позицій — по 1-2% кожна. Юлія прибрала 5 найменш популярних. Спростила меню, прискорила обслуговування.
**3. Програма лояльності**
Клієнт дає телефон → реєструється в системі → за кожну каву +1 бал → 10 балів = безкоштовна кава.
Постійних клієнтів стало більше на 40%. Вони приходять частіше, бо "треба накопичити бали".
**4. Контроль персоналу**
POS показує:
- Бариста А: 45 продажів за зміну, середній чек $7.2
- Бариста Б: 30 продажів, середній чек $6.1
Бариста А краще продає (пропонує десерти, сиропи). Навчили Б робити так само.
**5. Звіти для податкової**
Раніше Юлія вручну збирала дані для звітів. Займало день.
Зараз POS автоматично формує звіт. 5 хвилин.
**Кейс №2: Магазин одягу**
**Клієнт:** Бутик жіночого одягу
**Проблема:** Безлад зі складом. Не знають скільки товару і де він.
**Було:**
Товар приходить від постачальника. Записують в Excel: "Плаття синє, розмір М, 2 шт". Продали → викреслюють.
Проблеми:
- Клієнт питає "Є плаття синє М?" → продавець лізе в Excel → "Є!" → йде на склад → немає (забули викреслити)
- Інвентаризація займає 2 дні (перераховують вручну, звіряють з Excel)
- Не знають які позиції популярні
**Поставили POS з обліком товару:**
Кожен товар отримав штрихкод. Приходить товар → сканують → автоматично додається в систему. Продали → сканують → автоматично віднімається.
**Результати:**
**До:**
- Інвентаризація: 2 дні/місяць
- Помилки обліку: 10-15% (товару немає, а в Excel є)
- Втрати через помилки: $500/міс
**Після:**
- Інвентаризація: 2 години/місяць
- Помилки обліку: 1%
- Втрати: $50/міс
Заощаджено: $450/міс + 1.5 дня часу.
**Які POS-системи існують**
**1. POSTER** (Україна)
- Для кафе, ресторанів
- $25-50/міс
- Облік залишків, програма лояльності, аналітика
**2. JOWI** (Україна)
- Для роздрібної торгівлі
- $20-40/міс
- Штрихкоди, облік товару, CRM
**3. QUICK RESTO** (Україна)
- Для ресторанів
- $30-60/міс
- Складний функціонал (меню, кухня, офіціанти)
**4. Checkbox** (Україна)
- Найпростіша, тільки чеки
- Безкоштовно (комісія 1% з продажу)
- Для ФОП, мінімальний функціонал
**5. Кастомна POS**
- Розробка під ваші процеси
- Від $3000
- Коли готові не підходять
**Для кого POS критична**
Якщо у вас:
- Кафе / ресторан / магазин
- Працівники працюють з готівкою
- Більше 20 продажів/день
- Товар зі складу (треба рахувати залишки)
- Хочете програму лояльності
POS — не опція, а необхідність.
**Для кого можна без POS**
- Онлайн-бізнес (немає фізичної торгівлі)
- Дуже малий обсяг (5-10 продажів/день)
- Один власник, без найманих працівників
**Скільки коштує**
**Готове рішення:**
- Обладнання (планшет, принтер, термінал): $500-800
- ПО: $20-60/міс
- Налаштування: $100-300
**Кастомна POS:**
- Розробка: від $3000
- Обладнання: $500-800
- Підтримка: $50-100/міс
**Висновок**
Юлія (кав'ярня) каже: "Я витратила $650 і за місяць заробила на $4000 більше. Це найкраща інвестиція."
POS-система:
- Закриває дірки (крадіжки, помилки обліку)
- Дає контроль (хто що продав, які залишки)
- Економить час (звіти автоматичні)
- Збільшує виручку (програма лояльності, аналітика)
Якщо у вас кафе/магазин без POS — ви втрачаєте гроші. Щодня.
Хочете порахувати окупність для вашого бізнесу? Напишіть — проаналізуємо, покажемо цифри.
